Posizione aperta · assunzione immediata
Agente AI per gli eventi aziendali: inviti, iscrizioni e fornitori in ordine
Greta segue fiere, convention, eventi per i clienti e giornate di formazione, dal primo invito all’ultimo ringraziamento. Manda gli inviti, tiene la lista dei partecipanti, chiede i preventivi ai fornitori e ricorda a tutti le scadenze. Budget e contratti li approvi tu.
Tempo liberato · stima4–10 ha settimana, per team
Canoneda 390 €al mese, tutto incluso
Setupda 2.900 €una tantum, integrazioni incluse
Primo giornoda 4 sett.dalla firma del contratto
/ mansioni
Cosa fa Greta ogni giorno.
Una lista di compiti concreti, non promesse. Tutto quello che c’è qui è scritto anche nel contratto.
- Prepara la tabella di marciaDalla data dell’evento ricava checklist e scadenze: location, catering, materiali, inviti. Le condivide con il team e le ricorda a chi deve.
- Manda inviti e promemoriaUn invito per ogni lista, con il tono giusto. Poi un promemoria a chi non ha risposto e uno a chi ha confermato.
- Tiene la lista dei partecipantiIscrizioni da email, form ed Eventbrite in un unico elenco, con conferme, disdette e richieste particolari.
- Chiede e confronta i preventiviScrive a location, catering e fornitori con le vostre specifiche e ti prepara un confronto chiaro. Scegli tu.
- Risponde ai partecipantiOrari, indirizzo, parcheggi, programma: risponde alle domande e prepara le liste per l’accredito all’ingresso.
- Chiude dopo l’eventoRingraziamenti, questionario di gradimento, contatti nuovi nel CRM e un riepilogo di presenze e costi rispetto al budget.
/ strumenti
Lavora dentro i tuoi strumenti, non al posto loro.
Gmail- Outlook
Google Calendar- Eventbrite
HubSpot
WhatsApp Business
Fogli Google
/ autonomia e guardrail
Livello di autonomia 3 su 5.
- Non firma contratti e non conferma spese: i preventivi li confronta, la scelta e l’ordine li approvi tu.
- Oltre il budget dell’evento, o con un fornitore mai usato, si ferma e ti chiama in causa.
- Scrive solo ai contatti che possono ricevere le vostre comunicazioni e rispetta ogni richiesta di cancellazione.
- Esigenze alimentari e di accessibilità le chiede solo se servono all’evento e le passa solo al fornitore che deve saperle.
/ domande frequenti
Prima di assumere Greta.
- Serve un software per gli eventi?
- No. Greta lavora anche solo con email, calendario e un foglio condiviso. Se usate Eventbrite o un form di iscrizione, legge le iscrizioni da lì.
- Può prenotare la location o il catering?
- Prepara le richieste e il confronto dei preventivi. La conferma e il contratto passano sempre da una persona del vostro team.
- Va bene anche per webinar ed eventi online?
- Sì. Per gli eventi online gestisce inviti, iscrizioni, link di accesso e promemoria nello stesso modo, e dopo l’evento manda il materiale a chi era iscritto.
- Conviene se facciamo pochi eventi all’anno?
- Dipende da quanto pesa ogni evento. Una fiera o una convention richiedono settimane di email e controlli. Nel colloquio stimiamo le ore liberate e valutiamo insieme se conviene.
- Quanto costa?
- Setup da 2.900 € una tantum, poi da 390 € al mese. Il prezzo definitivo dipende dagli strumenti da collegare ed è scritto nel contratto.
Fai il colloquio. Poi decidi.
Cinque domande, la carta d’identità di Greta intestata alla tua azienda, nessun impegno.