Agenti AI per grossisti e distributori: scaduto, offerte e riordini in ordine
In un’azienda di distribuzione un agente AI lavora sui flussi che si ripetono ogni giorno tra clienti e fornitori: fatture scadute da sollecitare, richieste di prezzo da trasformare in offerte sul listino, riordini da preparare, bolle da quadrare. Offerte e ordini partono solo con l’ok di una persona, e condizioni speciali e fidi restano a te.
Per: Grossisti, distributori e rivenditori B2B
Il lavoro che nessuno vuole fare.
Scaduto che si accumula
Con tanti clienti a pagamento dilazionato è facile che qualche fattura scaduta sfugga. Il sollecito parte quando qualcuno ha tempo, cioè tardi.
Richieste di prezzo per email
Il rivenditore manda un elenco di codici e chiede prezzo e disponibilità. Rispondere vuol dire aprire listino, condizioni del cliente e giacenze.
Riordini a occhio
Se ordini poco, te ne accorgi quando l’articolo è finito. Se ordini troppo, te ne accorgi all’inventario.
Conferme e DDT da quadrare
Il fornitore conferma quantità o prezzi diversi, la bolla non corrisponde all’ordine, la fattura non corrisponde alla bolla.
Condizioni diverse per ogni cliente
Listino, sconto, termini di pagamento: ogni cliente ha i suoi. Tenerli tutti a mente è un lavoro a sé.
Chi assumere, in ordine.
Recupero crediti
Sollecita i pagamenti con il tono giusto per ogni cliente, senza dimenticarne uno.
Addetto preventivi
Legge la richiesta, compila il preventivo sul tuo listino e te lo passa da approvare.
Addetto acquisti
Controlla le scorte, prepara gli ordini ai fornitori e confronta le conferme.
Back office documenti
Estrae i dati da fatture, DDT e contratti e li carica nel gestionale.
Dove un agente rende di più
Nella distribuzione un agente rende di più dove il lavoro è fatto di regole ripetute su molti clienti e molti articoli: termini di pagamento, listini, scorte minime, controlli tra ordine, bolla e fattura.
Dario tiene sotto controllo lo scaduto
Dario ogni mattina legge lo scadenzario dal software di fatturazione, sceglie il tono per ciascun cliente e manda il sollecito via email, WhatsApp o PEC secondo la fase, con fattura allegata e IBAN in chiaro. Se il cliente risponde “pago a fine mese”, annota la promessa e alla data controlla che il pagamento risulti. Quando l’incasso entra, chiude la pratica. Sopra la soglia di importo o di ritardo che decidi tu, si ferma e ti passa il caso.
Bruno trasforma le richieste in offerte
Bruno legge la richiesta del rivenditore, anche un elenco di codici dentro una email o un PDF, chiede quello che manca e compila l’offerta sul listino con le condizioni standard di quel cliente. Approvi con un click, lui invia, registra nel gestionale e, dopo 5 giorni senza risposta, riprende il contatto.
Iris prepara i riordini
Iris incrocia giacenze e consumi delle ultime settimane e propone cosa riordinare, quanto e a quale fornitore, rispettando lotti e tempi di consegna. Invia solo dopo il tuo ok, rincorre il fornitore finché non conferma e ti segnala ogni scostamento su prezzo, quantità o data.
Elia quadra DDT e fatture passive
Elia legge bolle e fatture dei fornitori, le confronta con l’ordine e segnala le differenze prima di registrare. Archivia ogni documento dove lo cercheresti tu e ogni settimana ti dice cosa scade e cosa manca.
Da dove iniziare
Parti da Dario. Lo scaduto è denaro che hai già guadagnato, il collegamento riguarda solo software di fatturazione e posta, e per vederlo al lavoro bastano da 4 settimane, con un setup da 2.500 €. Nei 30 giorni di prova assistita ogni sollecito aspetta il tuo click: è il livello L2. Dopo, a livello L3, Dario manda da solo i solleciti sotto la soglia di importo e di ritardo che hai fissato e si ferma sopra. Quando hai visto come lavora, Bruno e Iris coprono vendite e acquisti, e con il piano Squadra i tre agenti si passano il lavoro. Il confronto tra i piani lo trovi su prezzi.
Cosa non affidare a un agente
Le decisioni commerciali restano a te e ai tuoi venditori.
- Sconti fuori listino, prezzi netti speciali e deroghe: Bruno te li passa, non li concede.
- Blocco delle consegne o revisione del fido di un cliente che non paga.
- Trattative con i fornitori: Iris segnala un prezzo diverso dal listino, non lo negozia e non cambia fornitore.
- Contestazioni sulle forniture: servono la storia del cliente e il giudizio di chi lo segue.
- Passaggio al legale: Dario non minaccia azioni, la decisione di procedere è tua.
Nel Colloquio gratuito indichi dove perdi più tempo e ricevi la scheda del primo agente da assumere, con la stima delle ore liberate.
Prima di iniziare.
- Un agente AI può sollecitare i clienti senza rovinare il rapporto commerciale?
- Sì, se il tono è quello giusto per ciascuno. Dario distingue il cliente storico in ritardo di pochi giorni da quello recidivo, usa testi che approvi una volta sola e non minaccia mai azioni legali. Contestazioni, silenzi prolungati e importi sopra la soglia che fissi passano a te con la storia completa.
- Può preparare offerte con le condizioni di ogni cliente?
- Sì, se le regole sono scritte: listini, classi di sconto, condizioni per cliente. Bruno compila l’offerta sul tuo modello senza applicare sconti fuori da quelle regole. Richieste fuori listino o su misura te le passa con un riassunto, e nessuna offerta esce senza la tua approvazione.
- Si collega al gestionale di magazzino?
- Con TeamSystem e Danea Easyfatt sì, senza sviluppo aggiuntivo; SAP Business One e Zucchetti richiedono un’integrazione via API, fatta nel setup. Se il tuo gestionale di distribuzione non è in elenco, lo agganciamo alle sue API o a un export periodico. Iris lavora anche su più magazzini, con regole di riordino diverse per ciascuno.
- Quanto costa un agente AI per un grossista o un distributore?
- Per Dario si parte da un setup di 2.500 € e un canone di 390 € mensili, per Bruno da 2.900 € più 390 € al mese, per Iris da 3.900 € più 490 € al mese, sempre IVA esclusa e “a partire da”. Per tre agenti che si passano il lavoro c’è il piano Squadra: base di partenza 990 € mensili e 6.000 € di setup. Per il recupero crediti si può valutare anche un compenso a risultato, caso per caso.
Fai il colloquio. Poi decidi.
Cinque domande sul tuo lavoro e ti diciamo quale agente assumere per primo, con la sua carta d’identità.